Drejtorite

• Drejtoria e Koordinimit dhe Marrëdhënieve me Jashtë
• Drejtoria e Standardeve dhe Kurrikulave
• Drejtoria Juridike, Këshillimit të Karrierës dhe ALUMNI
• Drejtoria e Burimeve Njerëzore dhe Protokoll-Arkivës
• Drejtoria e Bibliotekës
• Drejtoria Ekonomike
• Drejtoria e Prokurimeve dhe Shërbimeve

1. Drejtoria e Koordinimit dhe Marrëdhënieve me Jashtë

Drejtoria e Koordinimit dhe Marrëdhënieve me Jashtë (DKMJ), është përgjegjëse për koordinimin dhe bashkërendimin e punës brenda UE-së dhe jashtë tij. Monitoron zbatimin nga strukturat e UE-së, së akteve ligjore e nënligjore, urdhërave dhe udhëzimeve. Kjo strukturë koordinon dhe ndjek projektet kombëtare dhe ndërkombëtare ku UE merr pjesë, zbatimin e marrëveshjeve të lidhura me UE. Organizon aktivitete kombëtare dhe ndërkombëtare, promovuese apo kërkimore shkencore ku UE është përfshirë. Është strukturë e përgjegjëse për të përfaqësuar UE-në në aktivitete kombëtare e ndërkombëtare si dhe për të mbajtur lidhjet dhe komunikim me personat e kontaktit në universitete e huaja e shqipëtare duke informuar Rektorin në çdo kohë. Kjo drejtori ndër të tjera:

• Bën përpjekje për lidhje ndëruniversitare për nënshkrimin e marrëveshjeve dypalëshe oseshumëpalëshe, duke bashkëpunuar me Sektorin juridik për përmbajtjen e tyre, para miratimit dhe nënshkrimit të tyre;
• Ndjek politikat e zbatimit, implementimit dhe raportimit mbi zbatimin e marrëveshjeve në fuqi si dhe aktivitetet e lidhura me to;
• Informon dhe shkëmben informacion në lidhje me organizimin e konferencave kombëtare dhe ndërkombëtare ku UE merr pjesë.
• Organizon, koordinon dhe monitoron në bashkëpunim me fakultetet realizimin e bursave jashtë shtetit për pedagogë e studentë, në kuadrin e marrëveshjeve ndërshtetërore apo ndëruniversitare sipas programeve të bashkëpunimit ku UE merr pjesë,
• Harton programin dhe siguron pritjen, akomodimin dhe shoqërimin e delegacioneve dhe të ftuarve të UE,
• Koordinon hartimin dhe publikimin e materialeve promuvuese për UE dhe njësitë përbërëse të saj;
• Është strukturë përgjegjëse për funksionimin e Buletinit Shkencor të UE apo prodhime të tjera kërkimore shkencore ku UE bën pjesë
• Ndjek korrespondencën e UE me intucione brenda dhe jashtë vendit.
• Manaxhon adresën elektronike zyrtare të UE
• Përditëson dhe ndjek zhvillimin e faqës web të UE-së.

2. Drejtoria e Standardeve dhe Kurrikulave

Drejtoria e Standardeve dhe Kurrikulave (DSK) ushtron këto funksione dhe kompetenca:

• Ndjek dhe monitoron (që nga fillimi deri në përfundim), procesin e transferimeve të studimeve të ciklit të parë dhe të dytë në UE.
• Përpunon projekt -politikat e kuotave për të tre ciklet e studimit.
• Ndjek dhe monitoron pranimet në njësitë kryesore të UE, në përputhje me kuotat e miratuara dhe kriteret e pranimit të miratuara me parë, për ciklin I, II dhe III të studimit.
• Ndjek veprimtarinë operative (mësimore) që lidhet me të tre ciklet e studimit.
• Bën përpunimin administrativ të dosjeve për titull akademik.
• Merr pjesë në hartimin e projekt-dokumentacionit për emërtimet e diplomave për të tre ciklet e studimit
• Përgatit dokumentacionin për mbledhjet e Senatit Akademik që lidhen me programet e studimit.
• Me porosi të Rektorit, jep konsulencë për problematikat që lidhen me natyrën e Drejtorisë së Kurrikulave dhe Standardeve dhe realizon detyra të tjera që gjykohet se janë në përputhje me misionin dhe funksionimin e përgjithshëm të kësaj Drejtorie
• Zbaton programin aktual të statistikës sipas kërkesave të MASR dhe sipas modeleve të miratuara nga INSTAT. Nxjerr të dhënat statistikore të programuara dhe i dërgon ato në afatet e caktuara në MASR, në Institutin e Statistikës, etj.
• Menaxhon dhe studion nevojat për modifikimin/zhvillimin e sistemit EMS të Universitetit të Elbasanit në zbatim të Ligjit për Arsimin e Lartë, të rregullores së brendshme, si dhe mbikëqyr zbatimin dhe mbarëvajtjen e sistemit informatik në çdo fakultet për shkëmbimin e ndërsjellë të informacionit.

3. Drejtoria Juridike, Këshillimit të Karrierës dhe ALUMNI

Drejtoria Juridike, Këshillimit të Karrierës dhe ALUMNI (DJKKA)ushtron këto funksione dhe kompetenca:

• vlerëson paraprakisht, në bashkëpunim me njësitë e tjera të UE-së, nisma që do të ndërmerren në fushën e veprimtarisë së UE-së, të cilat i paraqiten për mendim;
• verifikon përpara miratimit urdhrat dhe udhëzimet e Rektorit dhe Administratorit të UEsë në aspektin e përputhshmërisë ligjore, të cilat i paraqiten për mendim;
• harton, bazuar në propozimet teknike të njësive të UE-së, projektmarrëveshjet e bashkëpunimit për fushat e veprimtarisë së UE-së;
• bën sugjerime për aktet administrative dhe akte të tjera, të cilat i paraqiten për mendim;
• bën përfaqësimin ligjor të UE-së në çështjet ku është palë UE-ja dhe përditëson bazën e të dhënave të çështjeve gjyqësore, ku UE-ja është palë;
• bën interpretimin juridik për çështje komplekse të paraqitura nga njësitë e UE-së dhe zbaton çdo detyrë që i ngarkohet nga legjislacioni në fuqi.
• ofron asistencë për realizimin e instrumenteve të kërkimit të një vendi pune (përgatitja e CV, letër motivimi, etj.), si dhe këshillim karriere nëpërmjet vlerësimit të interesave, vlerave dhe aftësive profesionale;
• informon studentët lidhur me organizimin e trajnimeve/workshopeve për zhvillimin e qëndrimeve dhe aftësive që mund të rrisin mundësitë e futjes së të diplomuarve në tregun e punës;
• ofron këshillim për studentët e UE-së që diplomohen në Ciklin e Parë për mundësitë e studimeve në Ciklin e Dytë në UE ose në universitete të tjera jashtë vendit;
• informon studentët e ardhshëm (maturantë) për programet e studimit, standardet e pranimit, politikat e UE-së si dhe mban kontaktet dhe të dhënat për punësimin e të
• diplomuarve të UE. merr pjesë në organizimin e aktiviteteve të ndryshme promovuese dhe informuese;

4. Drejtoria e Burimeve Njerëzore dhe Protokoll-Arkivës

Drejtoria e Burimeve Njerëzore, Protokoll Arkiv (DBNJPA) ushtron këto funksione dhe kompetenca:

• harton projekt strukturën, organikën dhe tabelën e pagave; ndjek dhe mbikëqyr të gjithaveprimtaritë që kanë të bëjnë me menaxhimin e burimeve njerëzore të institucionit në zbatim të kodit të punës dhe ligjit të arsimit të lartë si në
• përgatit dhe ruan përshkrimet e punës për çdo vend pune si dhe ndjek zbatueshmërinë e detyrave të administratës; bashkëpunon me Rektorin dhe Administratorin për plotësimin e vendeve të punës sipas strukturës së miratuat si dhe zbatueshmërinë e procedurave të punësimit të personelit të UE-së deri në firmosje të kontratës së punës.
• mban, ruan dokumentacionin e rekrutimit të personelit të UE-së duke qenë të detyruar të ruajnë të dhënat zyrtare sipas akteve ligjore në fuqi si dhe ndjek daljet në pension të personelit sipas ligjeve në fuqi.
• përgatit e dorëzon në fund të çdo muaji listë prezencën për pagesë të personelit akademik/ndihmësakademik (të sjella nga fakultetet dhe drejtues të drejtorive të rektoratit) dhe e dorëzon atë tek Administratori, duke raportuar tek Rektori dhe Administratori për mungesat/raportet e konstatuara; për miratim tek Rektori/Administratori planin e lejeve të pushimeve vjetore për punonjësit e UE-së
• pranon, evidenton dhe shpërndan korrespondencën brenda njësive të UE-së e jashtë saj
• ruan, përpunon dhe ve në shfrytëzim dokumentacionin e krijuar apo të ardhur në UE duke zbatuar aktet ligjore në fuqi.

5. Drejtoria e Bibliotekës

Drejtoria e bibliotekës ushtron këto funksione dhe kompetenca:

• Biblioteka e Universitetit “Aleksandër Xhuvani”, grumbullon, përpunon, ruan dhe vë në shërbim të përdoruesve, materiale bibliotekare në përshtatje me kërkesat arsimore, shkencore dhe kulturore të tyre.
• Misioni i saj është mbështetja e procesit mësimor, edukativ dhe shkencor, duke u shërbyer studentëve, stafit akademik dhe administrativ të Universitetit ashtu si dhe kërkuesve shkencorë të këtij Institucioni.
• Harton dhe përcakton politikat e pasurimit të koleksioneve. Vlerëson së bashku me specialistët kërkesat e studentëve të paraqitura në një formular statistikor ku paraqiten elementët identifikues të librit. Bashkëpunon me fakultetet e departamentet për risitë e literaturës, në shërbim të procesit mësimor dhe kërkimit shkencor, duke përmirësuar kështu cilësinë e fondit të librit dhe nevojat e frekuentuesve
• Monitoron zbatimin e teknikave dhe standardeve në të gjitha proceset e punës si: regjistrimin, përshkrimin bibliografik, katalogun online, klasifikimin, vendosjen e koleksioneve, arkivën digjitale, inventarin, shërbimin e librit, frekuentimin e bibliotekës etj.
• Zbaton çdo urdhër të posaçëm të Rektorit për situata të veçanta, urgjente e ngjarje të rëndësishme në jetën e Institucionit
• Krijon bazën e të dhënave në formë elektronike, të punimeve të diplomave që dorëzohen në bibliotekë nga fakultetet.

6. Drejtoria Ekonomike

Drejtoria Ekonomike (DE) është njësi administrative ekonomiko-financiare pranë Rektoratit të UE-së në varësi të Administratorit të Universitetit. Drejtoria ekonomike ndjek hartimin dhe zbatimin e procedurave ekonomiko-financiare të Universitetit. Drejtoria ekonomike evidenton mbajtjen e dokumentacionit përkatës manual dhe elektronik, në lidhje të ngushtë me organizmat financiare shtetërore, në zbatim të akteve ligjore e nënligjore financiare. Drejtori ekonomik është Nëpunësi Zbatues (NZ), në rolin e sekretarit të Grupit të Menaxhimit Strategjik (GMS) të Universitetit. Drejtoria ekonomike kryen këto funksione administrative ekonomiko-financiare:

• Me autorizim të Administratorit, zbaton të gjitha vendimet e Bordit të Administrimit dhe të Senatit Akademik me karakter financiar dhe administrativ;
• Përgatitjen e dokumentit përfundimtar të Plan Buxhetit Afatmesëm (PBA) e Plan Buxhetit vjetor dhe bashkërendimin e punës gjatë procesit të përgatitjes së Buxhetit të Universitetit;
• Përgatit raportimin periodik për vendimmarrjen, në funksion të realizimit të objektivave të veta lidhur me pjesën e të ardhurave dhe shpenzimeve të realizuara, kontabilizimin e tyre, si dhe të plotësimin e Pasqyrave Financiare vjetore të Universitetit, në përputhje me kërkesat e legjislacionit në fuqi dhe rregullat e miratuara nga ministri përgjegjës për financat;
• Mbështetjen e NA, në lidhje me ngritjen dhe zbatimin e sistemit të MFK, menaxhimin e riskut dhe paraqitjen e raportit të përgjithshëm të risqeve tek titullari dhe grupi i menaxhimit strategjik (GMS)
• Monitoron dhe ndjek nëpërmjet strukturave administrative të Universitetit, donacionet dhe burimet e tjera të ligjshme të financimit të projekteve të huaja, në zbatim ta akteve të MFE-së për këtë qëllim;
• Përgatit raportin dhe p/vendimet përkatëse, që Administratori propozon për miratim, kriteret për administrimin e burimeve financiare dhe materiale, për miratimin e vendosjen e pagesave të studentëve për arsimim në fillim të vitit akademik, vendosjen e tarifave për shërbimet e kryera ndaj studentëve, vendosjen e tarifave për shërbime të ligjshme ndaj palëve të treta.
• Me urdhër të Administratorit NA kryen në mënyrë periodike veprimet ekonomiko-financiare duke plotësuar dokumentacionin nevojshëm, që kërkohet nga sistemi SIFQ në Degën e Thesarit Elbasan, nëpërmjet veprimeve në sistemin elektronik AFMIS nga specialisti i financës me miratim të Nëpunësit zbatues NZ;
• Përgatit periodikisht dhe rakordon me Degën e Thesarit Elbasan evidencat progresive të të ardhurave dhe shpenzimeve mujore. Përgatit në fund të vitit buxhetor, raportin përfundimtar të ardhurave vjetore e të ardhurave të trashëguara në vitin pasardhës, situacionin përfundimtar të shpenzimeve, evidencën e të ardhurave të çelura për përdorim të papërdorura të cilat trashëgohen në vitin pasardhës, evidencën e granteve të papërdorura e të trashëguara në vitin pasardhës;
• Bashkëpunon me strukturat dhe autoritetet e tjera të Universitetit dhe jashtë tij, për çështje të administrimit të përditshëm;
• - deklaron punonjësit në punë dhe largimin e tyre në sistemin e tatimeve, kryen procedurat e pagesave të punonjësve dhe i regjistron në librin e pagave mujore për secilin punonjës në formë elektronike;
• - përgatit listëpagesat e bursave financiare të studentëve dhe regjistron në regjistrin elektronik të bursave për çdo muaj, si dhe rimbursimeve të studentëve nga pagesat gabimisht të tarifave të shkollimit;
• - Në zbatim të VBA-së evidenton detyrimet e studentëve të pagesave për shkollimin, në programin elektronik nga i cili gjenerohen faturat për arkëtim dhe regjistron pagesat e kryera nga çdo student për arkëtimet e kryera;
• Zbaton Urdhrat e Administratorit për procedurat e administrimit, inventarizimit dhe mirëmbajtjen e pasurive të luajtshme dhe të paluajtshme të Universitetit, rakordon çdo fund viti për lëvizjet në aktivet e qëndrueshme dhe qarkulluese, përgatit çdo fund viti materialin për kryerjen e inventarëve fizikë në aktivet e qëndrueshme dhe qarkulluese të Universitetit.
• Përgatit në bashkëpunim me drejtoritë e tjera në Rektorat raportin dhe p/vendimet përkatëse, që Administratori propozon Bordit të Administrimit për miratim procedure apo shqyrtimit dhe miratimit përfundimtar të kërkesave për përfitim burse dhe përjashtim nga tarifa vjetore e shkollimit apo ulje të saj, për vitin akademik aktual, sipas akteve ligjore e nënligjore.

7. Drejtoria e Prokurimeve dhe Shërbimeve

Drejtoria e Prokurimeve dhe Shërbimeve (DPSH) është përgjegjëse për koordinimin, mbarëvajtjen, ndjekjen dhe realizimin e procedurave të prokurimit publik, në zbatim të akteve ligjore dhe nënligjore në fuqi. E konkretisht:

• Administrimin dhe mirëmbajtjen e ambjenteve universitare, pajisjeve teknike, të mjeteve të transportit dhe krijimin e kushteve dhe materialeve më të domosdoshme të punës për të gjithë punonjësit.
• Evidenton dokumentacionin lidhur me projektet e godinave e territoreve në përdorim të Universitetit dhe më vonë, në pronësi të tij.
• Parashikon dhe planifikon veprimtari në lidhje me detyrat vjetore të përcaktuara për drejtorinë, me qëllim realizimin në kohë të tyre. Siguron që puna të kryhet brenda normave të përgjithshme, në afatet e përcaktuara sipas standardeve administrative dhe procedurave teknike, veçanërisht në lidhje me nevojat e përmirësimit të mirëmbajtjes, infrastrukturës së godinës, të sistemeve hidraulike, elektrike, ngrohjes dhe monitorimin e lëvizjes se mjeteve te transportit duke përfshirë dhe menaxhmin e karburantit
• Siguron të dhënat e nevojshme nëpërmjet Programit Ekonomik të miratuar dhe kërkesave të strukturave përkatëse në institucion dhe së bashku me anëtarët e tjerë të njësisë së prokurimit, përgatit regjistrin e parashikimit dhe regjistrin e realizimit të procedurave të prokurimit publik.
• Harton urdherat e prokurimit, përzgjedh llojin e procedurës, shqyrton ankesat ne lidhje me procedurat e prokurimit publik dhe dërgon njoftimet për publikim, brenda afateve kohore të procedurave të prokurimit në Agjencinë e Prokurimit Publik, në zbatim të ligjit nr. 9643, datë 20.11.2006, i ndryshuar, “Për Prokurimin Publik”, i ndryshuar dhe VKM nr. 914, datë 29.12.2014, “Për miratimin e rregullave të prokurimit publik”.
• Përgatit projekt-preventivat, përllogarit fondin limit, dokumentacionin teknik(specifikimet teknike) dhe hartimin kritereve të veçanta për kualifikim të nevojshme për realizimin e procedurave të prokurimeve publike.
• Administron të gjitha procesverbalet për dokumentet e tenderit dhe çdo dokument tjetër, që lidhet me procedurat e përcaktimit të fituesit, duke përfshirë dhe procesverbalet e mbledhjeve.
• Realizon në bashkëpunim me anëtarët e komisionit të blerjeve të vogla të gjitha procedurat që kanë të bëjnë me blerjet me vlerë të vogël për mallra, punë dhe shërbime, me qëllim plotësimin e nevojave të institucionit.
• Ndjek dhe mban përgjegjësi për realizimin e procedurave të zbatimit të kontratave të lidhura me të tretët (blerje, shërbime, punë), në rastet kur anëtarë janë punonjës të sektorit te drejtorise.
• Me përfundimin e procedurave të tenderit, sipas ligjeve dhe rregullave në fuqi dorëzon dosjen në arkivin e Universitetit