DREJTORIA E BURIMEVE NJEREZORE- PROTOKOLL ARKIVES DHE STATISTIKAVE

Në strukturën organizative të miratuar nga Këshilli i Administrimit të Institucionit, Drejtoria e Burimeve njerëzore dhe Statistikave, ka varësi nga rektori i Universitetit. Ajo ka dy sektorë: Sektori i Administratës dhe Statistikës dhe sektori i Protokoll  Arshivës.

Qëllimi i punës:

Drejtoria e Burimeve njerëzore dhe statistikës nën drejtimin e Rektorit të Universitetit të Elbasanit, ndjek procedurat e marrjes në punë, të trajtimit të personelit mësimor, jo mësimor, për zbatimin në këto procedura të Ligjit të Arsimit të Lartë, të akteve ligjore dhe nënligjore. Të Statutit të Universitetit të Elbasanit, të urdhrave dhe udhëzimeve të MASH-it, vendimet e Senatit Akademik, Urdhrat e Rektorit. Universiteti i Elbasanit ka gjithsej në plan 290 punonjës dhe 342 punonjës me kontratë pune të përkohshme.

Detyrat kryesore

Drejtoria e Burimeve Njerëzore, në lidhje të ngushtë me Dekanët e fakulteteve, ka këto detyra kryesore:

-Realizon plotësimin e vendeve të punës dhe realizimin e fondit të pagave  në të gjithë Universitetin e Elbasanit,  procedurat e konkurseve për marrjen në punë të personelit akademik dhe joakademik në Universitetin e Elbasanit, në përputhje me Ligjin e Arsimit të Lartë dhe me Statutin, sipas kritereve të miratuara nga Rektori dhe detyrave të vendit të punës, për çdo rast,harton dhe përcjell pas firmosjes, dokumentacionin zyrtar përkatës.

-Ndjek ndryshimin e numrit të punonjësve mësimore dhe jo mësimore, ndryshimet e pagave përkatëse dhe realizimin e tyre.

-Ndjek dhe realizon përmirësimin e strukturave organizative administrative dhe mësimore, duke bërë propozimet përkatëse.

-Ndjek procedurat ligjore të realizimit të specializimeve, kualifikimeve, studimeve pasuniversitare, të vitit sabatik të punonjësve mësimor shkencor jashtë shtetit dhe mban dokumentacionin përkatës.

-Ndjek daljet në pension të personelit të UE, mbështetur në Ligjin e Arsimit të Lartë dhe të Sigurimeve Shoqërore në RSH dhe bën veprimet përkatëse.

-Ndjek zbatimin e Kodit të Punës në RSH si dhe aktet e tjera ligjore, nënligjore të Qeverisë për kohën e punës dhe të pushimit.

-Mban dokumentacion e plotë e të rregullt mbi të dhënat biografike, të kualifikimit të mëtejshëm të personelit të Universitetit të Elbasanit dhe në bazë të këtyre të dhënave kryhen studime dhe bën propozime për sigurimin e burimeve njerëzore në institucion.

-Harton planin e lejeve të zakonshme të personelit të Rektoratit të Universitetit të Elbasanit dhe ndjek zbatimin e tij. Përgatit udhëzimet për punonjësit e fakulteteve lidhur me periudhat e dhënies së lejeve të tyre.

-Protokollon dhe mban të gjitha Vendimet e Rektorit të Universitetit të Elbasanit.

-Ndjek çdo ditë mbarëvajtjen në punë të punonjësve në Rektorat, kontrollon disiplinën në punë, mungesat, raportet mjekësore dhe dorëzon listë prezencën për pagesën mujore, merr masa për zëvendësimin e personelit punëtor dhe të shërbimit të kësaj administrate në rastet e mungesave.

-Nxjerr të dhënat e personelit që u duhen drejtuesve të institucionit apo drejtorive të tjera si dhe i raporton MASH-it të dhënat që kërkohen për personelin në mënyrë periodike ose jashtë radhe, kur kërkohen nga institucioni epror në fjalë.

-Zbaton çdo urdhër të posaçëm të Rektorit për situata të veçanta, urgjente apo ngjarje të rëndësishme në institucion.

-Interesohet për kushtet e punës të punonjësve si dhe për realizimin e trajtimeve suplementare financiare për vende pune të cilave këto trajtime u takojnë, sipas ligjeve dhe rregullave të shtetit.

Detyra të tjera: Përveç detyrave kryesore, ndjek dhe realizon edhe detyra të tjera rastësore, gjithmonë në zbatim të ligjeve të shtetit apo urdhrave të Rektorit.

Sektori i Protokoll/Arshivës

Përshkrimin e punës ne Sektorin tone po e përmbledhim ne disa pika kryesore:

1.  Menaxhon veprimtarinë e punës ne degët dhe sektorët e Rektoratit, te dokumenteve zyrtare e jo zyrtare ne përputhje me aktet ligjore e nënligjore ne fuqi, sipas Ligjit te Arkivave Nr. 9154, dt. 6.11.2003.

2.  Kujdeset dhe përgjigjet për ruajtjen dhe përdorimin e vulës zyrtare te institucionit sipas akteve ligjore e nënligjore për Arkivat, te Rregullores se Rektoratit dhe Urdhrave te Rektorit.

3.  Ne Sektor organizohet puna për shfrytëzimin e dokumenteve nga Rektorati, fakultetet si dhe nga persona fizike e juridike sipas kërkesave te tyre , me autorizim nga Rektori. Një pjese e fondit arkivor ndodhet ne një zyre  ne godinën e Rektoratit, ku punohet për sistemin dhe informatizimin e arkivit nder vite, dhe kjo pune po realizohet me shpejtësi dhe korrektësi dhe me përgjegjësi.

4.   Shkresat e ardhura nga fakultetet, universitetet e rretheve, institucionet e ndryshme ne vend , sidomos nga Ministria e Arsimit dhe Shkencës, nga Ambasada Italiane (Konfirmimet e diplomave te studenteve qe kane mbaruar UE), te cilat janë te përditshme, lexohen problemet e ngritura ne to, lidhen me praktikat qe disponon Sektori i Protokollit, pastaj protokollohet, evidentohen ne librin e korrespondencës se Rektorit, pasi siglohen nga rektori shpërndahen tek zv/rektoret, si dhe neper drejtoritë apo sektorët e Rektoratit.

5.   Pasi përpunohen shkresat neper zyrat e Rektoratit, sillet ne protokoll për t'u dorëzuar tek Rektori, Zv. Rektoret si dhe tek Kancelari për firme. Pasi firmosen fillon protokollimi i tyre bëhen gati zarfet për fakultetet, institucionet e ndryshme ne vend, qe nuk janë te pakta.

6.    Mban lidhje me drejtuesit e drejtorive dhe sektorëve te Rektoratit, informon ata për dokumentet qe janë ne proces, si dhe për afatin e përfundimit te procedurave dhe dorëzimit te tyre ne Sektorin e Protokoll-Arkivit.

7.    Ndjek dhe kërkon zbatimin nga te gjithë nëpunësit dhe specialistet e Rektoratit, fakulteteve për standardet e shkresave zyrtare.

8.    Informon ne çdo kohe drejtuesit Rektorin , Zv/Rektoret dhe Kancelarin, lidhur me problemet qe dalin ne procesin e punës ne Sektorit e Protokoll-Arkivit, me praktikat ditore dhe mujore te korrespondencës te Rektoratit me te trete.

9.    Në Sektor behet përpunimi i brendshëm tekniko-shkencor i dokumenteve te vendosura ne dosje, hartohet inventari përkatës për secilën dosje duke i ndare ato ne te përhershme dhe te përkohshme. Kjo detyre duhet te përfundoje brenda 6-mujorit te pare te vitit pasardhës.

10.  Një pune jo e vogël behet ne nxjerrjen e shkresave nga arkivi me kërkesën e Rektorit, zv/rektoreve , kancelarit dhe te punonjësve te Rektoratit, si dhe nga fakultetet e UE, sepse ne Sektorit e Protokoll-Arkivit ne Rektoratit ndodhet çdo shkrese , e protokolluar, e sistemuar me rregull dhe përgjegjësi

Detyrat e Sektorit të Statistikës

• Të studiojë dhe te aplikoje informatizimin e aktivitetit te Universitetit të Elbasanit në zbatim të Ligjit për Arsimin e Lartë.

• Të realizojë informatizimin si rrjet informatik unik në rektorat dhe në çdo fakultet për shkëmbimin e ndërsjellët të informacionit.

• Të sigurojë informatizimin e të dhënave studimore për përmirësimin e cilësisë në fakultete.

• Të sigurojë nëpërmjet rrjetit informatik lidhjen e drejtorive dhe sektorëve ndërmjet tyre duke bëre të mundur kështu shkëmbimin direkt të informacionit të përpunuar.

• Të hartoje programin e treguesve dhe evidencave që fakultetet i dërgojnë në rektorat.

• Të hartojë programin e zhvillimit të kompjuterizimit të rektoratit dhe fakulteteve, mbi bazën e të cilit hartohet programi i investimeve.

• Të kujdeset për mirëmbajtjen e sistemit të kompjuterëve.

• Të zbatojë programin aktual të statistikës sipas kërkesave të MASH dhe sipas modeleve të miratuara nga Instat.

• Bën grumbullimin dhe përpunimin e treguesve dhe evidenton ato.

• Analizon treguesit e përpunuar, nxjerr përfundime dhe i vë ato në dispozicion të drejtorive si dhe sektorëve të ndryshëm

• Të ndihmojë dhe kontrollojë fakultetet për organizmin dhe zbatimin e programeve dhe shërbimit informativ dhe statistikor.

• Nxjerr të dhënat statistikore të programuara dhe i dërgon ato në afatet e caktuara në Ministrinë e Arsimit dhe Shkencave, Institutin e Statistikës, etj.

• Bashkëpunon me Drejtoritë e tjera në Rektorat,  Ministrinë e Arsimit dhe Shkencave, Aprial Institutin e Statistikës dhe institucione të tjera për treguesit, mbi numrin e studentëve fitues, numrin e studentëve sipas viteve, stafin akademik, kuotat e regjistrimit dhe gjithçka që i nevojitet Rektoratit.

• Të harmonizojë shërbimin statistikor, treguesit e ndryshëm sipas nevojave të Drejtorive dhe sektorëve të tjerë në Rektorat.

• Të përgatisë informacione për  Rektorin.

• Të kontrollojë zbatimin e programit informatik dhe statistikor.

• Të trajnojë punonjësit e informatikës dhe statistikës të strukturave vartëse të Rektoratit.

 Kontakt: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.